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Redacci贸n de Textos y Documentos Administrativos

Redacci贸n de Textos y Documentos Administrativos
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La redacci贸n de los textos y documentos administrativos consta de tres fases: la planificaci贸n, la redacci贸n y la revisi贸n.

Fase de planificaci贸n

En la primera fase, la persona que elabora el documento tiene que hacer una planificaci贸n de qu茅 informaci贸n debe contener el texto y c贸mo debe estructurarse. En esta fase se tendr谩n en cuenta, entre otras, las siguientes cuestiones:

  • Determinaci贸n del alcance del documento, es decir, cu谩l es la funci贸n del documento y el tema concreto que debe tratar.
  • Definici贸n del prop贸sito del documento.
  • Identificaci贸n de las personas destinatarias, para adaptar el documento lo m谩s posible a sus necesidades.
  • Determinaci贸n del uso que el receptor tiene que hacer de este documento (leerlo, conservarlo, rellenarlo, etc.).

Fase de redacci贸n

Una vez definidos todos los requisitos que debe cumplir el documento, se inicia la fase de redacci贸n. En esta fase:

  • Se elaborar谩 el contenido concreto y apropiado del documento, teniendo en cuenta las cuestiones que se han valorado en la fase anterior.
  • Hay que estructurar el documento, organizando la informaci贸n de manera que se pueda entender e identificar f谩cilmente.
  • Se debe elegir el registro ling眉铆stico, procurando siempre utilizar un lenguaje llano, claro y adaptado al tipo de documento que se redacta y a las caracter铆sticas de la persona destinataria.
  • Se debe hacer un uso adecuado de los aspectos gr谩ficos.
  • Mantener una redacci贸n imparcial, pero teniendo en cuenta

Fase de revisi贸n

La 煤ltima fase de la elaboraci贸n de un documento es la de revisi贸n. En esta fase se debe revisar el documento, corregir todo aquello que se considere necesario para hacer que el texto sea claro, tanto en cuanto al lenguaje utilizado como la estructura, y evaluar si el documento cumple realmente su objetivo.

En t茅rminos generales, se puede hablar de tres partes b谩sicas: introducci贸n, cuerpo y conclusi贸n.

  • Introducci贸n, La introducci贸n plantea brevemente la raz贸n del escrito y suele tener la extensi贸n de un p谩rrafo.
  • Cuerpo, El cuerpo desarrolla la argumentaci贸n de la idea principal que se ha planteado en la introducci贸n. Consta de varios p谩rrafos relacionados entre s铆 por conectores y estructurados mediante la puntuaci贸n.
  • Conclusi贸n, La conclusi贸n es el resumen del hilo argumental del cuerpo y tambi茅n suele tener la extensi贸n de un p谩rrafo.

Respetar esta estructura l贸gica del texto garantiza la claridad expositiva y el orden l贸gico de la argumentaci贸n. En el caso de los documentos administrativos, este orden es fundamental, ya que son escritos que comunican informaci贸n relevante a los administrados.