Redacción de Textos y Documentos Administrativos

La redacción de los textos y documentos administrativos consta de tres fases: la planificación, la redacción y la revisión.

Fase de planificación

En la primera fase, la persona que elabora el documento tiene que hacer una planificación de qué información debe contener el texto y cómo debe estructurarse. En esta fase se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes cuestiones:

  • Determinación del alcance del documento, es decir, cuál es la función del documento y el tema concreto que debe tratar.
  • Definición del propósito del documento.
  • Identificación de las personas destinatarias, para adaptar el documento lo más posible a sus necesidades.
  • Determinación del uso que el receptor tiene que hacer de este documento (leerlo, conservarlo, rellenarlo, etc.).

Fase de redacción

Una vez definidos todos los requisitos que debe cumplir el documento, se inicia la fase de redacción. En esta fase:

  • Se elaborará el contenido concreto y apropiado del documento, teniendo en cuenta las cuestiones que se han valorado en la fase anterior.
  • Hay que estructurar el documento, organizando la información de manera que se pueda entender e identificar fácilmente.
  • Se debe elegir el registro lingüístico, procurando siempre utilizar un lenguaje llano, claro y adaptado al tipo de documento que se redacta y a las características de la persona destinataria.
  • Se debe hacer un uso adecuado de los aspectos gráficos.
  • Mantener una redacción imparcial, pero teniendo en cuenta

Fase de revisión

La última fase de la elaboración de un documento es la de revisión. En esta fase se debe revisar el documento, corregir todo aquello que se considere necesario para hacer que el texto sea claro, tanto en cuanto al lenguaje utilizado como la estructura, y evaluar si el documento cumple realmente su objetivo.

En términos generales, se puede hablar de tres partes básicas: introducción, cuerpo y conclusión.

  • Introducción, La introducción plantea brevemente la razón del escrito y suele tener la extensión de un párrafo.
  • Cuerpo, El cuerpo desarrolla la argumentación de la idea principal que se ha planteado en la introducción. Consta de varios párrafos relacionados entre sí por conectores y estructurados mediante la puntuación.
  • Conclusión, La conclusión es el resumen del hilo argumental del cuerpo y también suele tener la extensión de un párrafo.

Respetar esta estructura lógica del texto garantiza la claridad expositiva y el orden lógico de la argumentación. En el caso de los documentos administrativos, este orden es fundamental, ya que son escritos que comunican información relevante a los administrados.