Elaborar un Documento Administrativo

A la hora de elaborar un documento administrativo se deben tener en cuenta una serie de criterios generales de redacción que, junto con una correcta estructuración del texto, contribuirán a hacerlo más fácil de entender para las personas a quienes va destinado y, por tanto, a cumplir su objetivo de comunicación.

Debe estar redactado de manera clara, rigurosa y concisa y, por tanto, el estilo del texto debe ser lo suficientemente comprensible para el receptor pueda comprender el mensaje sin problemas.

Se deben elegir los recursos lingüísticos que faciliten la precisión y la simplificación de la redacción. Aunque el lenguaje administrativo es un lenguaje técnico, los tecnicismos se deben utilizar cuando sea necesario para garantizar la precisión, pero sin que resulten un obstáculo para la comprensión.

El tono utilizado debe ser respetuoso y correcto, de tal manera que la relación administrativa nunca se pueda percibir como una relación de poder de la Administración sobre la ciudadanía.

El texto debe estructurarse de manera lógica, mediante párrafos o bloques de información breves y separados, que permitan distinguir fácilmente los diferentes apartados de un documento. Esta estructuración permite a la persona que lo lee encontrar más rápidamente dentro del texto la información que le interesa.

Es recomendable mantener el orden lógico de la frase (sujeto, verbo y complementos) y no hacer frases demasiado largas.

Se debe utilizar un tono formal, adaptado a la situación comunicativa, y los tiempos verbales y los tratamientos adecuados a cada tipo de documento.

Se debe preferir las formas verbales en voz activa sobre las formas en pasiva y evitar formas retorcidas o demasiado alejadas del léxico común y de los diferentes tipos de valores.

Tratamiento Personal

Como criterio general,

Para hacer referencia al redactor, se recomienda utilizar la primera persona del singular, ya que así el texto es más directo y se consigue separar claramente órganos y personas.

Aun así, se puede utilizar la primera persona del plural cuando sean más de una las personas responsables de un documento administrativo.

Para hacer referencia al destinatario

Se recomienda utilizar la segunda persona del plural, aconsejable por varios motivos:

  • Se consigue la formalidad adecuada en los textos.
  • Se evita la discriminación por razón de sexo cuando se desconoce el destinatario (el tratamiento de su no hace distinción de género y evita los inconvenientes que tiene usted / ustedes a la hora de escoger los adjetivos y pronombres correspondientes a cada situación comunicativa : el / la, le /, etc.).
  • Desaparecen las ambigüedades cuando interviene una tercera persona (ambigüedades provocadas por el hecho de que el tratamiento de usted / ustedes utiliza los posesivos, los pronombres y las formas verbales de 3ª persona).