Comunicaci贸n, Lengua y Textos 鉁

Elaborar un Documento Administrativo

Elaborar un Documento Administrativo
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A la hora de elaborar un documento administrativo se deben tener en cuenta una serie de criterios generales de redacci贸n que, junto con una correcta estructuraci贸n del texto, contribuir谩n a hacerlo m谩s f谩cil de entender para las personas a quienes va destinado y, por tanto, a cumplir su objetivo de comunicaci贸n.

Debe estar redactado de manera clara, rigurosa y concisa y, por tanto, el estilo del texto debe ser lo suficientemente comprensible para el receptor pueda comprender el mensaje sin problemas.

Se deben elegir los recursos ling眉铆sticos que faciliten la precisi贸n y la simplificaci贸n de la redacci贸n. Aunque el lenguaje administrativo es un lenguaje t茅cnico, los tecnicismos se deben utilizar cuando sea necesario para garantizar la precisi贸n, pero sin que resulten un obst谩culo para la comprensi贸n.

El tono utilizado debe ser respetuoso y correcto, de tal manera que la relaci贸n administrativa nunca se pueda percibir como una relaci贸n de poder de la Administraci贸n sobre la ciudadan铆a.

El texto debe estructurarse de manera l贸gica, mediante p谩rrafos o bloques de informaci贸n breves y separados, que permitan distinguir f谩cilmente los diferentes apartados de un documento. Esta estructuraci贸n permite a la persona que lo lee encontrar m谩s r谩pidamente dentro del texto la informaci贸n que le interesa.

Es recomendable mantener el orden l贸gico de la frase (sujeto, verbo y complementos) y no hacer frases demasiado largas.

Se debe utilizar un tono formal, adaptado a la situaci贸n comunicativa, y los tiempos verbales y los tratamientos adecuados a cada tipo de documento.

Se debe preferir las formas verbales en voz activa sobre las formas en pasiva y evitar formas retorcidas o demasiado alejadas del l茅xico com煤n y de los diferentes tipos de valores.

Tratamiento Personal

Como criterio general,

Para hacer referencia al redactor, se recomienda utilizar la primera persona del singular, ya que as铆 el texto es m谩s directo y se consigue separar claramente 贸rganos y personas.

Aun as铆, se puede utilizar la primera persona del plural cuando sean m谩s de una las personas responsables de un documento administrativo.

Para hacer referencia al destinatario

Se recomienda utilizar la segunda persona del plural, aconsejable por varios motivos:

  • Se consigue la formalidad adecuada en los textos.
  • Se evita la discriminaci贸n por raz贸n de sexo cuando se desconoce el destinatario (el tratamiento de su no hace distinci贸n de g茅nero y evita los inconvenientes que tiene usted / ustedes a la hora de escoger los adjetivos y pronombres correspondientes a cada situaci贸n comunicativa : el / la, le /, etc.).
  • Desaparecen las ambig眉edades cuando interviene una tercera persona (ambig眉edades provocadas por el hecho de que el tratamiento de usted / ustedes utiliza los posesivos, los pronombres y las formas verbales de 3陋 persona).